Process Mining: Die Grundlage der Prozessoptimierung

Bedingt durch die Globalisierung steigt schon seit längerem der Wettbewerbsdruck auf Unternehmen. Zugleich sehen sich Unternehmen durch die Digitalisierung einem erhöhten Kostendruck ausgesetzt. Einer Markstudie aus dem Jahr 2020 zu Folge sehen beispielsweise 73% der befragten Finanzexpert*innen Prozessautomatisierung als die wichtigste technologische Neuerung, um verborgene Kostentreiber zu identifizieren und zu beseitigen. Process Mining kann fundierte Informationen über die tatsächliche Funktionsweise komplexer Prozesse und deren Zusammenspiel aufdecken. Die Technologie versorgt Unternehmen mit den notwendigen Informationen, um ihre Prozessabläufe zu verstehen und auf dieser Basis zu verbessern.

Ein System, das im Process Mining an starker Relevanz gewonnen hat, ist Celonis. Die Geschichte von Celonis begann mit einem Kundenserviceprojekt beim Bayerischen Rundfunk, das im Rahmen einer studentischen Unternehmensberatung durchgeführt wurde. Zwar verfügte der BR über die nötigen Daten der Prozessabläufe, um daraus eine Organisationsanalyse zu erstellen, das war aber nach Angaben der Gründer*innen äußerst aufwändig. Die Lösung: Eine Software, die Organisationen bei der Analyse und Auswertung ihrer Daten hilft und so Prozesse optimiert. Innerhalb von vier Jahren gelang es dem Start-up, SAP von seiner Process-Mining-Lösung zu überzeugen. Die Erfolgsgeschichte von Celonis begann.

Was ist Process Mining?

Die Prozesslandschaft im Unternehmen ist meist historisch gewachsen. Durch die Komplexität des Tagesgeschäfts weisen die Landkarten bereits ausgefeilte Soll-Prozesse auf. Zudem sind einzelne Prozessschritte durch rechtliche Rahmenbedingungen und Richtlinien vorgegeben. In der Prozessanalyse liegt der Fokus auf der Identifikation von Abweichungen zum gewünschten Soll-Prozess. Das Aufdecken dieser Prozessschwachstellen ist durch die zunehmende Komplexität vor allem dann sehr ressourcenaufwändig, wenn die Rekonstruktion der Ist-Prozesse durch Beobachtung oder Befragung erfolgt. Zudem sind derartige Ergebnisse zeitpunktgebunden und bergen die Gefahr von subjektiven Fehleinschätzungen.

Die Soll-Prozesse sind weitestgehend definiert, es herrscht jedoch wenig Wissen und Transparenz über die tatsächlichen Ist-Prozesse. Wünschenswert wäre eine vollständige und fortlaufende Abbildung der tatsächlichen Ist-Prozesse innerhalb des Unternehmens.

Process Mining als datengetriebene Technologie kann hier zielgerichtet unterstützen, indem die tatsächlich ablaufenden Prozessketten anhand der digitalen Fußspuren visualisiert werden, die jeder IT-gestützte Vorgang hinterlässt. Diese Fußspuren finden sich meist in den Logfiles der einzelnen IT-Systeme. Anhand dieser Informationen lässt sich für jedes Objekt, welches den Prozess durchlaufen hat, genau rekonstruieren, welche Prozessschritte wann durchlaufen wurden. Somit kann ein Abbild des gesamten Prozesses – inklusive aller Abweichungen vom Soll-Prozess – erstellt werden. Ebenso kann jede vorkommende Prozessvariante der Ist-Prozesse visualisiert und genau analysiert werden. Ein Drill-Down in die einzelnen Varianten ermöglicht dabei die Analyse im Detail.

Weltweiter Marktführer im Process Mining ist die Celonis SE. Celonis bietet mit der Intelligent Business Cloud, einer webbasierten Cloudanwendung, eine Software, um Process Mining erfolgreich einzusetzen. Die Prozesse werden in einer individualisierbaren Nutzeroberfläche visualisiert, granulare Filtermöglichkeiten und interaktive Dashboards erlauben eine tiefgreifende Analyse des Ist-Prozesses. Zudem bietet Celonis die Möglichkeit, mittels eines sogenannten „Conformance Check“ das Konformitätslevel der Prozesse fortlaufend sowie automatisiert zu überprüfen und liefert gleichzeitig Hinweise auf Ursachen der Abweichungen.

Collect – Discover – Enhance – Monitor

Celonis ist grundsätzlich für jedes IT-System anwendbar – sowohl für lokale Anwendungen (On-Premise) als auch für Cloud-basierte Software. Voraussetzung ist, dass für die Objekte des zu analysierenden Prozesses folgende Informationen vorliegen:

1. Eine Aktivität

2. Ein Zeitstempel je Aktivität

3. Eine Identifikationsmöglichkeit, die das Objekt im Prozessablauf eindeutig identifizierbar und den Aktivitäten zuordenbar macht

Die Anwendung der Technologie erfolgt dann in vier Schritten:

Schritt 1 – Collect

Zunächst wird eine Verbindung zu den Quellsystemen aufgebaut. Die relevanten Informationen aus den Logfiles müssen identifiziert und zu Event-Logs transformiert werden. Die entsprechenden Daten werden so miteinander kombiniert, dass sich die einzelnen Prozessschritte daraus ableiten lassen. Je nach Quellsystem ist eine Echtzeit-Verbindung möglich, alternativ wird die Datenversorgung über regelmäßige Data-Loads sichergestellt.

Schritt 2 – Discover

Mit Hilfe der Ergebnisse aus Schritt 1 werden die Prozesse visualisiert und für die Analysephase aufbereitet. Individualisierbare Dashboards und Kennzahlen legen die Grundlage für eine übersichtliche und effiziente Analyse.

Schritt 3 – Enhance

Anhand der Analyseergebnisse werden in dieser Phase Prozessoptimierungen vorgenommen. Je nach Anwendungsfall können einzelne Schritte in den Prozessen angepasst, eliminiert oder automatisiert werden.

Schritt 4 – Monitor

Durch eine regelmäßige Verarbeitung der Log-Daten kann das Konformitätslevel kontinuierlich überwacht werden. Ebenso können die Optimierungsmaßnahmen und deren Auswirkung aus Schritt 3 einem fortlaufenden Monitoring unterzogen werden. Anhand von quantifizierbaren KPIs wird der Erfolg der Prozessoptimierung sichtbar gemacht und ermöglicht ein fortlaufendes Benchmarking.

Der Mehrwert von Process Mining

Die wesentlichen Vorteile in der Anwendung von Process Mining-Technologie liegen in der gewonnenen Transparenz über die Ist-Prozesse sowie der aus Optimierungsmaßnahmen resultierenden Kostensenkung. Mit Hilfe von Process Mining erhalten Unternehmen zusätzlich zum erhöhten Verständnis über den Aufbau ihrer Prozesse einen faktenbasierten und quantifizierbaren Überblick, wie diese Prozesse in der Realität ablaufen. Diese Transparenz ist die Grundlage für Ressourcenoptimierung und Kostensenkung. Auch können Transformationsprojekte auf dieser Basis mit einer qualitativ hochwertigen Datengrundlage gesteuert werden. Zusätzlich kann jede Anpassung in den Prozessen auf ihre Wirksamkeit überprüft und bewertet werden.


Vielen Dank an unseren Kooperationspartner Nagler & Company, der uns Input für diesen spannenden Artikel zur Verfügung gestellt hat. Nagler & Company entwickelt für relevante Systeme im Bankenumfeld Konnektoren, um so für verbreitete Anwendungen die Anbindung an Celonis zu vereinfachen. Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere studierenden Experten oder Nagler & Company wenden. Wir finden die passende Lösung für Sie!