Priorisieren – Die Kunst Unwichtiges liegen zu lassen

Unsere Mitglieder, insbesondere aber unsere Ressortleiter und Vorstände merken eines immer wieder: Nicht alles aus der To-do-Liste lässt sich bewältigen. Anstatt viele Dinge halbherzig zu erledigen, sollte man einen Anteil aller Aufgaben auswählen und diese gewissenhaft bearbeiten. Die Herausforderung dabei ist, diejenigen Aufgaben zu erkennen, die in der gegebenen Situation absolut unerlässlich sind. In diesem Zusammenhang tauchen immer wieder Phrasen wie „Zeitmanagement“ oder „Prioritäten setzten“ auf, aber wie genau funktioniert das?


Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Zeitmanagement ist die Disziplin, seine Zeit optimal zu nutzen. Das geht aber auch mit einem entsprechenden Selbstmanagement einher. Schließlich bist allein du derjenige, der seine Zeit managen muss. Bei Selbstmanagement geht es um Folgendes:

  • sich selbst besser zu organisieren,
  • sich schon morgens einen Überblick zu verschaffen,
  • seine Aufgaben zu planen,
  • zu priorisieren
  • und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben.

Kurz gesagt: Es geht darum, bessere Entscheidungen zu treffen. Ganz besonders im Job geraten wir immer wieder in Situationen, in denen wir blitzschnell reagieren müssen. Wir stehen unter Zeitdruck. Keine guten Voraussetzungen. Wer viel entscheiden muss, büßt dabei einen großen Teil seiner geistigen Kapazitäten ein. Deshalb ist es unglaublich wichtig, Aufgaben zu priorisieren.

Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden die unterschiedlichen Aufgaben in einer Matrix eingetragen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden.

Die Matrix besteht dabei aus Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend). Somit werden die Aufgaben in 4 mögliche Felder eingetragen. Diese werden wie im Schaubild mit A, B, C und D beschriftet: A ist am wichtigsten und D zu vernachlässigen.

Mit der Pomodoro-Technik Zeit einteilen

Eine weitere Methode zur Priorisierung nennt sich Pomodoro-Tecknik. Bei dieser Technik wird die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte eingeteilt, worauf 5 Minuten Pause folgen. Die Vorgehensweise dabei ist wie folgt:

Dem Arbeiten in Zeiteinheiten sagt man eine Produktivitätssteigerung nach, da man in der Regel bemüht ist, die in der festgelegten Zeit vorgenommene Aufgabe zu erledigen.

Prioritäten setzten mit dem Pareto-Prinzip

Beim berühmten Pareto-Prinzip, entdeckt vom gleichnamigen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto, geht es um ein ökonomisches Phänomen, welches besagt, dass häufig 20% des Inputs 80% des Outputs ausmachen.

Dieses Prinzip bildet sich aber nicht nur auf wirtschaftliche Größen wie bspw. den Umsatz ab, sondern auch auf alltägliche Dinge wie Kleidung (20% deiner Kleidung wird zu 80% von dir getragen) oder eben dein Zeitmanagement (Mit 20% deiner täglichen Arbeitszeit erledigst du 80% deiner To-do-Liste).

Versuche herauszufinden, welche 20% deiner Tätigkeiten am Tag 80% von dem ausmachen, was du eigentlich erreichen möchtest. Du solltest also rausfinden, welche Dinge für dich wirklich wichtig sind und dich effektiv voranbringen. Die anderen 80%, die nur 20% von dem ausmachen, was du erreichen willst, kannst du streichen.


Wie du schon merkst, bleibt die Methodik im Grunde immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann. Anders formuliert: Der wohl wichtigste Zeitmanagement-Tipp ist der, zügiger und bessere Prioritäten zu setzen.